O município de Riqueza está avançando na informatização e digitalização dos processos do setor de agricultura. A iniciativa começou com a informatização dos procedimentos e, nesta etapa, envolve a conversão de documentos que ainda estão armazenados fisicamente para arquivos digitais.
De acordo com o agente de desenvolvimento agropecuário Claudinei Furlan, a informatização dos processos já havia começado no ano passado. O produtor encaminha as solicitações ao setor, que posteriormente analisa a documentação, elabora os projetos e encaminha os procedimentos necessários para a execução.
“Isso já foi um processo de informatização importante porque agiliza o trabalho e dá segurança tanto para o produtor quanto também para a secretaria”, explica Furlan.
Agora, o trabalho está concentrado na digitalização de documentos que, até então, eram mantidos em arquivos físicos. A equipe está realizando a digitalização dos processos e armazenando as informações em ambiente digital, com armazenamento em nuvem.
Segundo o agente de desenvolvimento agropecuário, a mudança também contribui para reduzir a utilização de papel e facilitar a consulta aos documentos. “O processo passa a ser com mais segurança, gravado em nuvem, onde o produtor tem agilidade também na hora de buscar as informações. Tudo digitalizado, em um processo sem papel, faz com uma segurança que desburocratiza o nosso trabalho”, afirma.
Documentos desde 1985
O técnico em agropecuária Matheus Scheffer explica que o processo envolve documentos acumulados ao longo de décadas. Os registros físicos estão relacionados, principalmente, às fichas utilizadas para a retirada de notas pelos produtores e às respectivas atualizações.
“Existe uma migração de um processo físico para um processo digital. A partir do ano de 2022, todos os produtores iniciaram uma migração da nota física para a nota eletrônica e, a partir do início de 2025, todos os produtores hoje têm a nota eletrônica e não possuem mais o bloco”, detalha.
Com a mudança para a nota eletrônica, parte da documentação histórica permaneceu armazenada fisicamente no setor. “Ainda desde 1985 a gente tem arquivo aqui. Os produtores vinham, faziam a retirada das notas e, nessa retirada, era feita uma ficha de retirada de nota. Essas fichas e todas as atualizações eram colocadas em um arquivo físico”, explica Scheffer.
A partir de uma determinação da Secretaria da Fazenda, o município iniciou a digitalização desse material. As fichas estão sendo convertidas para o formato digital e anexadas ao cadastro de cada produtor no sistema de notas eletrônicas.
“Cada produtor dentro do site, que é o sistema de nota eletrônica, tem um login e um arquivo digital que é dele. Dentro desse arquivo digital estamos colocando essas informações”, afirma o técnico.
Consulta mais rápida
A expectativa é que a digitalização facilite o acesso aos registros quando o produtor precisar consultar informações antigas. Antes, a busca por um documento exigia a localização do arquivo físico no setor de agricultura.
“Quando precisar, não precisa mais vir até aqui no setor. Precisa da nota de novembro de 2020? Ela vai estar lá no arquivo digital dele”, exemplifica Scheffer.
O processo, no entanto, não elimina a necessidade de conservação dos documentos físicos que ainda estão sob responsabilidade dos produtores. Segundo Scheffer, os blocos antigos devem continuar sendo guardados nas propriedades.
“Isso não tira a necessidade de guardar os blocos. Tem que continuar guardando o bloco lá na propriedade, certinho, para quando precisar”, orienta.
Ele explica ainda que os documentos físicos podem ser necessários em determinadas situações, como na comprovação de períodos anteriores à adoção da nota eletrônica. “A aposentadoria ainda vai ser, antes da nota eletrônica, a nota física que vai ser apresentada ao INSS, quando for preciso”, destaca.
Além da digitalização dos arquivos, o setor também realizou a atualização dos blocos dos produtores. Conforme Claudinei Furlan, os cadastros que apresentavam pendências foram identificados por meio de uma busca ativa e os produtores foram contatados para regularização.
“Todos os que estavam pendentes, a gente buscou numa busca ativa e já está praticamente 100% regularizado”, afirma.
A medida integra o processo de modernização dos serviços do setor de agricultura de Riqueza, com a transferência gradual dos registros físicos para sistemas digitais e a organização das informações dos produtores em arquivos eletrônicos.
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Fonte / Foto: TV Expresso
Medida transforma arquivos físicos em documentos digitais e permite acesso mais rápido às informações dos produtores; atualização dos blocos também foi realizada por meio de busca ativa
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